Sie nutzen bereits Microsoft 365 inklusive SharePoint Online in Ihrem Unternehmen?

Dann ist die Integration von B365 Besuchermanagement gar kein Problem. B365 ist ein effizientes und einfach zu bedienendes digitales Besuchermanagement für den Empfang von Kunden, Partnern oder Dienstleistern im Unternehmen. Wir sind Microsoft Partner und integrieren die B365 Lösung innerhalb von nur zwei Stunden in Ihr bestehendes Microsoft 365-Umfeld.

Workflow Besuchermanagement 365

Besuch anmelden

Daten werden erfasst.

  • Neuen Besuch anmelden
  • Terminanfang bzw. -ende erfassen
  • Infos zu Niederlassung, Raum, Mitarbeiter werden erfasst
  • E-Mail an Besuch/Besuchten
Besuch kommt

Besuch meldet sich beim Empfang an.

  • Besuch unterschreibt Hausregeln und bekommt Besucherausweis
  • Mitarbeiter bekommt E-Mail, dass Besuch da ist
  • Mitarbeiter nimmt Besuch in Empfang
Besuch geht

Besuch verlässt das Gebäude.

  • Infos Datum & Uhrzeit werden erfasst
  • Daten werden gespeichert

B365 bringt viele unterschiedliche Funktionen, die Sie individuell konfigurieren können. Aber auch eigene Erweiterungen sind einfach möglich, um die Lösung an Ihre Bedürfnisse anzupassen.

Basierend auf der Basis-App zur Erfassung und Verwaltung von Besuchern können zusätzliche Features hinzugebucht werden:

  • Versand der Einladung an Mitarbeiter und Besuch
  • Outlook-Termine an Besuch versenden
  • E-Mail und/oder Teams Nachricht „Eingetroffener Besuch“ an Mitarbeiter
  • Elektronisch unterzeichnete Dokumente digital ablegen und automatisiert versenden
  • Automatisierte Terminüberwachung und Erinnerung
  • Einhaltung von Aufbewahrungspflichten
  • Automatisiertes löschen von Daten nach DSGVO
  • Berechtigungserteilung für gesteuerten und Sicheren Zugriff auf Besucherdaten
  • Umfassendes Vorlagenmanagement für Mails und Besucherinformation
  • Signatur-App zum Unterschreiben Besucherbelehrung
  • Speichern Besucherbelehrung als PDF
  • Versenden unterschriebene Belehrung als PDF an Besucher
  • Eigene Textvorlagen für Vorlagen Signatur-App
  • Besucher können sich mit QR-Code an einem Tablet selbst an- und abmelden
  • App zum QR-Ausweisscan
  • E-Mails / Exchange
  • Outlook Und Termine
  • Microsoft Teams
  • Azure Active Directory
  • Beliebig erweiterbar
  • Besucher-Liste auch für Notfallsituationen
  • Verwaltung von Vorlagen
  • Mehrsprachigkeit
  • Berechtigungsverwaltung
  • Mehrere Niederlassungen
  • Ausweisdruck

Mit B365 behalten Sie den Überblick, wenn Besuch im Haus ist.

Nicht nur um einen effizienten Ablauf zu garantieren und Ihren Besuch reibungslos zu einem Termin zu geleiten, sondern auch aus sicherheitstechnischen Gründen für eventuelle Notfälle. Weitere Vorteile:

  • Entlastung des Empfangs und Selbstmanagement der Besucher
  • alle Besucher jederzeit im Blick
  • einfache Integration in Ihr SharePoint Online Intranet
  • intuitive Bedienung

Einfach in der Anwendung - Behalten Sie den Überblick - Einfach integriert

Mit B365 managen Sie ganz einfach Regularien, die eine Zustimmung der Besucher erfordern.

Unterzeichnen – Speichern – Zustellen. Alles digital. Ihre Besucher managen sich damit praktisch selbst. Mit unserer Signatur-App können Sie die Besucherbelehrung digital unterzeichnen lassen. Wesentliche Besucherdaten sind bereits vorausgefüllt und können durch weitere Daten ergänzt werden. Optionale Belehrungen oder Vereinbarungen wie WLAN-Zugang, Sicherheitseinweisung u.v.m. können ergänzt werden.

 
  • Digitale Signatur des Besuchers
  • Unterzeichnete Regularien werden als PDF-Dokument gespeichert
  • Automatische Zustellung des Dokuments per E-Mail an Besucher
  • Installation der App zur Unterzeichnung auf jedem Endgerät möglich